Hoy quiero comentarte una pequeña característica que tal vez es poco conocida o utilizada por los usuarios de ZOHO CRM, me refiero a las acciones recientes.
Un dia de trabajo cualquiera
Cada día uno empiezas tu jornada con las pilas cargadas y con muchas cosas por hacer, y las que aparecerán 🙂 abres tus herramientas de trabajo más habituales como el email y tu ZOHO CRM, para empezar a agendar tus tareas del día.
Cada uno tiene sus hábitos de organización pero yo voy a contar mi experiencia que tal vez se parezca a la tuya.
Reviso mi email, reviso mis tareas que tengo semanales en mi ZOHO CRM utilizando mi vista de acciones semanales (te recomiendo escuches y veas el video de este Podcast donde hablo sobre esta vista 28. Aprende a usar las vistas de ZOHO CRM) una vez hecho esto decido que tareas voy a hacer en el día de hoy.
Hecho esto, empiezo por la primera tarea que haya decidido hacer, luego otra y otra… Pero… seguro que te pasará que empiezan las interrupciones que nos hacen perder foco, nos rompen nuestro ritmo y nos hace ser menos productivos, este tema de gestión de interrupciones la verdad que da para otro articulo.
Aunque cuando estoy trabajando en un tema no suelo atender el telefono pues para mi es el gran culpable de que no alcancemos nuestros objetivos planificado para el día, pues impide completar nuestros compromisos personales y agenda planificada, pero en ocasiones hay que contestar alguna de esas llamadas, otra interrupción común es que un compañero que nos pregunte algo, reuniones sin planificar, etc.
Tras una de estas interrupciones, sobre todo si son largas cuando volvemos a intentar centrarnos en nuestras tareas, tenemos que perder un precioso tiempo en volver a tomar foco.
De hecho los estudios dicen que volver a concentrarse en la tarea que uno estaba realizando tras una interrupción, nos lleva 15 minutos ni más ni menos, por lo que 4 interrupciones suponen 1 hora al día perdida ¿cuantas tienes tu al día?
Usando las acciones recientes de ZOHO CRM
Ya te he contado el problema que creo compartirás conmigo, y ahora voy a explicarte como uso yo esta característica de acciones recientes de ZOHO CRM.
Gracias a las acciones recientes ZOHO CRM puedes ver rápidamente las ultimas acciones, es decir objetos o ítems de ZOHO CRM, con las que has trabajado (posibles clientes, tareas, oportunidades, etc.).
Esto que a simple vista te puede parecer algo sin mucho valor, si lo tiene, al menos para mi y te voy a contar como yo las uso:
1. Enfoque rápido
Como ya te he explicado en la introducción del articulo las interrupciones pueden hacerte perder tu foco sobre todo si son interrupciones o reuniones largas.
Así que cuando después de una vuelvo a mi escritorio para continuar con lo que estaba haciendo, podría mirar en la vista de tareas que te he comentado antes, pero esta me dice que tengo que hacer, pero no lo que estaba haciendo, así que tengo que perder un tiempo en recordar por donde iba.
Por ello una de las opciones que suelo utilizar es ir a las acciones recientes ya que me permite ver de forma clara lo que estaba haciendo antes de la interrupción.
En esta vista puedo ver de lo más cercano en el tiempo a lo más lejano, de esa forma puedo comprobar si estaba trabajando con una oportunidad, una tarea, posible cliente, etc.
Lo cual me ayuda a volver a enfocarme rápidamente y volver al punto previo sin perder mucho tiempo.
¿Interesante verdad? Pruébalo y me comentas tu experiencia.
2. Pastilla para la memoria
Si tienes una actividad comercial intensa, lo más probable es que interactúes con muchas fichas de posibles clientes, oportunidades, etc. por lo que recordar de con quien has hablado o trabajado durante la mañana pueda llegar a ser confuso y aquí vuelven a llegar las acciones recientes en tu ayuda.
Os cuento una situación que me pasa de vez en cuando.
Como te decía hay mañanas que las dedico a gestiones meramente comerciales esas mañanas hablo, escribo, actualizo datos de muchos posibles clientes, no es raro que en esta actividad frenética me asalte la duda de he hablado un tema concreto con un posible cliente, recuerdo el tema pero no recuerdo quien era, empiezo a darle vueltas y no consigo acordarme de quien era… lo tengo en la punta de la lengua, pero no sale… esta situación se puede alargar durante minutos y son minutos que no volveré a recuperar. Además me producen una sensación desagradable, ¿me estaré haciendo mayor? 🙂
Desde que descubrí las acciones recientes, simplemente no dejo que dicha situación me robe más que unos segundos, pues voy directamente a acciones recientes de ZOHO CRM y solo tengo que recorrer la lista de las últimas acciones y centrarme en solo aquellos posibles clientes con los que he interactuado, lo que me ahorra tiempo y me da una sensación tremenda de control.
Detalles a tener en cuenta
Ya te he explicado el porque usarlas y cuando las uso yo. Pero para terminar quiero puntualizar unos detalles que tienes que tener en cuenta para que sepas como funcionan y como se actualiza esta lista de acciones recientes. Entendiendo esto, entenderás que puedes obtener de esta lista y que no.
Cada vez que consultas las fichas de un posible cliente, oportunidad, contacto, tarea, etc. ese ítem aparecerá en la lista de acciones recientes, lo cual es muy útil pues simplemente al consultarla ya indica que si has visto esa oportunidad es porque algún interés tiene para ti.
Si cuando consultas los ítems se incluyen en la lista de acciones recientes, es evidente que si los actualizas también, pero hay un pequeña excepción que es importante que conozcas, me refiero a cerrar tareas.
Supongo que sabes que la tareas se pueden cerrar de varias formas, una de ellas es entrando en la tarea y hacer click sobre el botón de “Cerrar Tarea”, en este caso si lo haces por este método, la tarea se incluirá en la lista de acciones recientes, por el simple hecho de que antes de cerrarla, la has consultado.
Aprovecho para recomendarte este articulo sobre el tema de Cómo crear tareas de seguimento en ZOHO CRM y no morir en el intento
Ahora bien, si para cerrarla utilizas el icono verde de check que aparece en las vistas de tareas o desde las Tareas abiertas relacionadas con otro modulo (contactos, oportunidades, etc.) entonces esta tarea no aparecerá en lista de tareas, pues la has cerrado sin la necesidad de entrar a la tarea.
Esto tiene lógica, pues lo más normal es que uno cierre la tarea después de consultarla, pero quería explicártelo para si te das cuenta de este comportamiento no pienses que no funcionan las acciones recientes.
Parece una tontería, pero es muy útil y sencillo de usar. ¡Gracias por la ayuda, Alberto!
A ti Macarena por tu comentario