Como organizar eventos y gestionarlos: Integrando CRM y Zoho Backstage

Organizar un evento o una conferencia requiere en ocasiones hacer malabares entre diferentes tareas de múltiples disciplinas bajo un corto y especialmente estresante espacio de tiempo. Asegurarte de que cada detalle del evento está preparado y en su sitio puede ser resultar una ardua tarea, especialmente si es un evento de grandes dimensiones y estás intentando hacer las cosas manualmente. Llegado este punto, una Aplicación de Gestión de Eventos y otra de Organización de Eventos pueden resultar de gran ayuda. Estos tipos de aplicaciones, tanto las de Gestión de Eventos como las de Planificación de Eventos, vienen con una gran cantidad de características y funcionalidades que te ayudan a ahorrar tiempo y esfuerzo, mientras que al mismo tiempo te mantienen a ti y al evento organizados y bajo control.

Organización de eventos vs Gestión de eventos

Puede que a estas alturas ya te hayan surgido tus primeras preguntas: ¿qué es un organizador o planificador de eventos? ¿qué diferencia guarda respecto a un gestor de eventos?

Un evento requiere un gran esfuerzo de coordinación entre diferentes personas para llevar a cabo una experiencia agradable y memorable, y todo esto comienza con una idea; una idea que se va desarrollando: ¿quiénes serán los ponentes? ¿Dónde se celebrará el evento? ¿Cuánto durará? Y un sin fin de preguntas que buscan hallar la mejor forma de cuidar hasta el último detalle para que el evento salga perfecto: comienza la planificación del evento.

El proceso de organizar todos los detalles antes de arrancar el evento se conoce como Organización de Eventos.

Cuando ya hemos planificado el evento y éste da comienzo, podemos olvidarnos ya y descansar… ¿verdad? ¡Já! 🥳

Conforme el evento comienza, empieza el round 2: comprobar que todos los detalles y acontecimientos que hemos planificado para este evento se desarrollan conforme estaban previstos, que los invitados reciben sus obsequios en el check-in, que la cantidad de asistentes al evento es igual o similar a la cantidad de entradas reservadas, etc.: comienza la gestión del evento.

El proceso de llevar un control acerca de los acontecimientos que tienen que tener lugar durante el transcurso del evento se conoce como Gestión de Eventos.

Software para gestión y organización de eventos ¿Qué utilizo?

Esto suena muy bien, pero siempre que llegamos a este punto, surgen dudas: ¿qué herramienta debería utilizar? ¿Gestor de Eventos? ¿Organizador de Eventos? ¿Cuál se adapta mejor a mis necesidades?

Desde la Academia, nosotros también te lanzamos dos preguntas para que reflexiones: ¿por qué elegir? ¿Por qué no combinar ambas?

Una de las últimas incorporaciones a la familia de Zoho es Zoho Backstage: una aplicación todo en uno de planificación y gestión de eventos.

Zoho Backstage es muy fácil de usar, compatible con dispositivos móviles y además te permite hacerlo todo: desde la creación de la página web del evento de manera gráfica, fácil, intuitiva y sin una pizca de programación, hasta la venta de entradas, pasando por la promoción y publicidad del evento, el sponsoring, el registro de asistentes, los ponentes, el check-in, el check-out y mucho, mucho más; todo bajo un mismo techo: el techo de la familia Zoho.

Crea la página web del evento en cuestión de minutos

No pierdas ni un solo dato

Aquellos adictos a las métricas y datos de sus clientes están de enhorabuena: todos los detalles sobre el evento, como la cantidad de entradas vendidas, el número total de asistentes y los ingresos totales generados se capturarán en Backstage para que puedas volver a visitarlos en cualquier momento.

Además, con la nueva integración con Zoho CRM, toda esta información quedará almacenada en el Módulo de Campañas de tu CRM. ¿Hemos mencionado ya que gracias a esto podrás hacer un seguimiento personalizado de los asistentes mediante tu CRM una vez haya acabado el evento?

Efectivamente: desde la Academia sabemos lo importante que es para las empresas sacar el máximo partido a todas las campañas realizadas, incluidos los eventos, así que tiene sentido que todos estos datos estén disponibles para los equipos de marketing y ventas también. Aunque ZOHO Backstage puedes usarlo de forma independiente, recomendamos integrar Zoho Backstage con tu CRM (si lo usas): para hacer uso de todos estos datos.

¿Cómo Funciona ZOHO Backstage con ZOHO CRM?

Cuando Backstage está integrado con Zoho CRM, tú y tu equipo de de ventas podréis ver las siguientes estadísticas dentro del módulo de Campañas:

  • El número total de entradas compradas.
  • El flujo financiero — el cual muestra los gastos totales y los ingresos generados a través de sponsors y tickets vendidos.
  • El número total de asistentes.
  • Las ganancias totales generadas por la campaña.
  • La lista de sponsors, ponentes y organizadores involucrados en el evento

¿Cómo puede ayudar a tu equipo de ventas tener la información del evento en su mano?

Atrae a tus clientes en el prospecting

Dado que la integración te permite añadir Posibles Clientes y Contactos existentes en el CRM como participantes del evento, puedes empezar el proceso de Lead Nurturing directamente desde aquí. Tus asistentes al evento son todos clientes potenciales, así que después del evento puedes obtener una lista de leads y realizarles un seguimiento vía e-mail, redes sociales y otros canales.

Convierte a tus Invitados en Leads y comienza el Nurturing

Más allá de los Leads y Contactos ya existentes, pueden agregarse asistentes que no figuren en la base de datos de tu CRM: la integración Backstage – CRM te permitirá añadir a aquellas personas que adquieran una entrada para el evento automáticamente como Posibles Clientes o Contactos.

Involucra a tus Asistentes de manera Inteligente cuidando de sus Intereses

Los equipos de Marketing y Ventas siempre dispondrán de una lista de Asistentes Potenciales que les ayudará en la captación, permitiéndoles iniciar una conversación inteligente con los posibles asistentes, basada en los intereses de los mismos. Por ejemplo, los clientes que ya hayan asistido a un evento de lanzamiento de producto pueden ser filtrados para posteriormente enviar una invitación a otro evento diferente que analice las mejores formas de utilizar un producto, o cualquier otra campaña con un targeting similar.

Envía invitaciones anticipadas a los asistentes de otros eventos

Una interacción constante con los asistentes proporcionará al equipo de ventas un mejor conocimiento de sus intereses. Los asistentes a un evento son también asistentes potenciales de un evento futuro. Estos flujos de contacto por parte de los equipos de ventas y marketing gracias a las herramientas de automatización de Zoho CRM permitirán mantener informados siempre a tus posibles clientes de nuevos eventos. Además, podrás proporcionarles una entrada anticipada como recompensa por haber asistido a eventos anteriores. Tu equipo de ventas podrá ser capaz de medir el interés por tu marca que estos leads pueden mostrar. De esta forma, puedes asegurarte de que tus posibles clientes estén al tanto de los próximos eventos y de que se sientan valorados y atendidos de manera personalizada al ofrecerles preferencia a la hora de enviar las invitaciones para el siguiente evento.

Para finalizar

Desde Píldoras, estamos muy emocionados y nos alegra darle la bienvenida a la nueva aplicación de Backstage que se une a la familia de Zoho.

Backstage es una herramienta que te permite planificiar, gestionar y dirigir todos los procesos que forman parte de un evento.

Antes

Planifica el lugar, los ponentes, los sponsors, aforo, horarios y agenda, venta de tickets y hasta la creación de una página web para el evento.

Durante

Gestiona los puntos de bienvenida, check-in de los asistentes o cualquier eventualidad con integraciones como Zoho Cliq donde tendréis un chat dedicado por departamentos para comunicaros entre el equipo.

Después

Valora el feedback del evento por parte de los asistentes para actuar en consecuencia, mide el impacto económico de tu evento una vez finalizado, realiza ofertas y promociones para la gente que asistió y para la que se lo perdió, mantén un seguimiento de tus contactos y posibles clientes y cierra ofertas ganadoras gracias a la integración con CRM.

Decirte que estamos preparando un curso de ZOHO Backstage en cuanto lo tengamos te avisaremos, pero para ello suscríbete usando el siguiente formulario y te informaremos de todas las nuevos cursos y novedades que creemos:

Mantente informado de nuestras novedades

Trabaja de forma más inteligente sacándole el máximo partido a ZOHO desde la Academia , donde tenemos píldoras y cursos con los que aprenderás a exprimir todo el potencial de la Suite de Zoho.

La Academia también ofrece un Servicio de Consultoría para que tu empresa despegue con Zoho, en el que te asesoramos sobre configuraciones, procesos y la dirección que debe tomar tu aplicación de Zoho para llevar a tu empresa al siguiente nivel.

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