Hoy te enseñaremos cómo usar la nueva función de Zoho Bookings: Reuniones Colectivas. 🚀
Esta función te permite programar citas entre varios miembros del personal y un solo cliente.
Es como magia para gestionar reuniones en grupo. Así que, prepárate, y ¡comencemos! 💼✨
📅 Disponibilidad
Esta característica está disponible para todos los usuarios de Zoho Bookings en todos los planes de pago. Tanto los superadministradores como los administradores pueden acceder a esta función. Los gerentes podrán ver los detalles del servicio, pero el personal no tiene acceso a esta información. 👥👩💼
🔍 ¿Qué son las Reservas Colectivas?
magina esto: necesitas reservar una consulta con varios de tus miembros del personal (quizás para una entrevista de trabajo). Las Reservas Colectivas son la solución ideal para citas que involucran a muchos a uno. Esto simplifica la programación de reuniones en grupo y garantiza que todos los miembros del personal estén disponibles cuando un cliente las necesite. 🙌💬
📋 Creando un Servicio de Reservas Colectivas
Ahora que comprendemos la utilidad de las eservas Colectivas, veamos cómo puedes crearlas en Zoho Bookings. 🛠️
👉 Paso 1: Inicia sesión en tu cuenta de Zoho Bookings. 💼🖥️
👉 Paso 2: En el menú principal, selecciona “Servicios”. 📅🔍
👉 Paso 3: En la esquina superior izquierda, haz clic en “Agregar”, y elige “Reserva Colectiva”. 🆕👥
👉 Paso 4: Aparecerá una ventana emergente para configurar tu nuevo servicio de Reserva Colectiva. Aquí es donde puedes personalizarlo. 📝🔧
- Espacio de trabajo: Selecciona el espacio de trabajo donde se agregará el servicio.
- Nombre del servicio: Introduce un nombre para el servicio de Reserva Colectiva.
- Duración: Define cuánto tiempo tomará el servicio.
- Precio: Establece el costo del servicio, si lo hay.
- Tiempo de búfer: Esto es el tiempo entre dos citas, que puedes usar para prepararte para la próxima cita.
- Crear reunión en línea: Activa esto si deseas crear reuniones virtuales cuando se reserve este servicio.
- Herramienta de reunión preferida: Si tienes varias herramientas de reunión integradas, elige la que prefieres.
👉 Paso 5: Ahora, deberás asignar grupos de personal. Esto es lo que hace que las Reservas Colectivas sean tan eficientes. 👥🤝
👉 Paso 6: Elige los miembros del personal que participarán en el grupo. Puedes asignar a cualquiera de ellos como organizador marcando la casilla correspondiente. 🙋♂️🙋♀️📋
👉 Paso 7: Si necesitas crear otro grupo de personal, repite el proceso. Ten en cuenta que un grupo puede tener un máximo de hasta 10 miembros del personal.
👉 Paso 8: Guarda tus configuraciones: Guarda tus configuraciones. 📋👥
¡Listo! Ahora puedes compartir la URL de la página de reservas con tus clientes, y podrán programar citas para el servicio de Reservas Colectivas que has configurado. 👌🏁
👉 Detalles Importantes
Detalles del Servicio de Reservas Colectivas: Para editar los detalles y configuraciones de tu servicio, ve a “Servicios” y selecciona el servicio de Reservas Colectivas que deseas modificar. 📂🛠️👀
Grupo Asignado: Aquí puedes ver y editar los grupos de personal asignados a tu servicio. Agrega nuevos grupos o elimina los existentes según tus necesidades. 👥📋🔄
Notificaciones: Las notificaciones se enviarán por correo electrónico y SMS a tu personal y a los clientes si has configurado las notificaciones. 📩📱📧
✅ Puntos a Tener en Cuenta
La disponibilidad de todos los miembros del personal de un grupo se verifica antes de que una franja horaria esté disponible. 🕒📆
Debes asignar un organizador para cada grupo de personal. 🧑🔍
Si habilitas reuniones en línea, el organizador debe integrar la herramienta de reunión. Solo entonces se generará un enlace de reunión que se enviará por correo electrónico. 🖥️🔗
Se creará un evento de calendario basado en el calendario del organizador y se agregará a otros miembros del personal del grupo como asistentes. 👥📩
Si el organizador es eliminado o marcado como inactivo, se asignará automáticamente otro miembro del personal como organizador de grupo. ❌🔄
🎯 Conclusión
¡Y eso es todo! Ahora tienes todas las herramientas y conocimientos para usar el Servicio de Reservas Colecivas de Zoho Bookings. ¡Aprovéchalo al máximo y simplifica tus reuniones en grupo! 🤝💼
si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte. Estamos aquí para garantizar que tu experiencia sea lo más sencilla posible. ¡Programa tus citas en grupo con facilidad y eficiencia! 💬🚀