11 cosas a tener en cuenta al mandar emails en tiempo de crisis - Academia ZOHO

11 cosas a tener en cuenta al mandar emails en tiempo de crisis

Mientras el mundo lucha la crisis sanitaria del Coronavirus, la comunicación es más importante que nunca durante esta crisis sanitaria. La gente está pegada a sus pantallas, muchos de ellos trabajando en remoto, y las marcas están poniendo su mejor empeño en transmitr información esencial a sus clientes y empleados – desde próximos movimientos a la expansión de la pandemia. 

 Debido a ello, los emails están inundando las bandejas de entrada de todo el mundo. Aunque el mensaje puede cambiar de marca a marca, es importante no perder de vista aspectos básicos de diseño y contenido al componer nuestro mensaje en esta situación. Suena a obviedad, pero no debemos olvidarlo y es algo fácil de adoptar. 

Este artículo ofrece 11 puntos críticos a recordar antes de mandar el próximo email a tus leads, clientes o empleados:

 

Incluye una línea de asunto adecuada

Puedes pasar horas escribiendo un email que de veras muestre cuánto te preocupas por tu audiencia, sólo para ver como todo se desvanece por una línea de asunto descuidada. Asegúrate de que tu asunto exprese claramente el propósito del email, ya sea divulgar medidas de seguridad, actualizar a tu audiencia, etc. 

 Ejemplo:

De: Laura de Compramás

Asunto: Actualización importante por la situación sanitaria.

Preencabezado: Todas nuestras tiendas físicas permanecerán cerradas por 10 días. Compra online, de 1 a 2 días para entrega. 

Mantén un tono empático

Admitámoslo, todos estamos en un estado cambiante de incertidumbre, tratando de mantenernos confiados y motivados. Enviando emails como marca, mantén un toque humano y genuino en el tono de tu mensaje. Envíalos para cuidar a tus destinatarios y ayudarles a afrontar mejor esta crisis. Crea in sentido de comunidad y pertenencia entre tu audiencia. 

Si mandas emails basados en productos, no seas demasiado directo y menciona solamente novedades o actualizaciones; envía ofertas o una manera para usar el producto gratis mientras trabajan remotamente. 

Envía en masa mientras personalizas 

En este tiempo debes ampliar soporte y comunicarte con tus contactos. Asegúrate para ello de personalizar tus emails para que los destinatarios no se sientan bombardeados con contenido genérico e irrelevante. Establece tus etiquetas de combinación de email para insertar datos como sus nombres, ciudades, detalles de cuenta, número de matrícula, fechas de compra, etc. No trates a tu público con indiferencia – para mostrar que les tienes en cuenta, cada detalle es importante. Evita usar términos genéricos, frases hechas, sarcasmo y dobles sentidos. No es el momento de actuar “guay”.


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Simplicidad sobre todas las cosas

Sí, es tentador elegir el mejor diseño, la fuente más estilosa, y el contenido matador en un intento de sobresalir en las bandejas de entrada. Honestamente, nada transmite tu intención de conectar con el público mejor que un mensaje fácil de leer que deje claro:

 – Por qué has mandado lo que has mandado

– Cómo les va a ayudar lo que has mandado

 Tener demasiadas acciones en un correo puede confundir a la audiencia, así que mejor quédate con contenido simple y directo al grano. Mantén el tamaño de la fuente moderadamente grande y evita recargar tu email con demasiados GIF, vídeos u otros elementos visuales. Esto también ayuda a optimizarlo para lectores de pantalla y bots de voz. 

Actúa a tiempo

La planificación es la segunda mejor cosa. La mejor es la ejecución. La acción viene incluso antes de enfocarte a la planificación para empezar a ejecutar tus planes tan pronto están listos. En lugar de ahogarte en tus planes e ideas de campañas de correo, pon tus esfuerzos en preparar los emails para envío en el momento adecuado para no sufrir retrasos. 

 Decide lo que va en el email, cuándo debe entregarse, y quién debe enviarlo. Por ejemplo, si vas a cancelar una conferencia, asegúrate de notificar a los asistentes, patro  cinadores y cualquier interesado mucho antes de que la anticipación y el miedo se instalen. Ofrece indicaciones sobre cómo vas a encargarte de la cancelación del evento y qué debe esperar la audiencia. 

Prioriza la entrega

Lo último que quieres es que tu certero, oportuno, email de apoyo en crisis acabe en una bandeja de spam. Para evitar esto, mantén tu dominio autenticado y asegúrate de no tener mala reputación por intentos anteriores. 

También, haz varias pruebas de envío para ver si tu mensaje se llega correctamente a por lo menos, dos o tres dispositivos diferentes. Vigila tus devoluciones anteriores y trampas antispam, y pon tu software a limpiarlos antes de enviar tus emails. 

Regula tus flujos de trabajo

Si has invertido esfuerzo en automatizar flujos de trabajo contextuales, es hora de revisarlos. En este período de teletrabajo y distanciamiento social, alguna gente preferiría no ser notificada muy a menudo (incluso si esa es su elección primera) Deberías mirar tus automatizaciones y cambiar los tiempos de envío acorde al momento presente. 

 Además, vigila aquellos emails de otros flujos de trabajo que reciben tus clientes que pueden ser enviados al mismo tiempo que los relacionados con la crisis. Definitivamente, no quieres contenido relacionado con la pandemia acompañando al convencional. 

Prepárate para responder

Mandar correos puede ser tu tarea principal, pero debes estar listo/a para que viene después. Es posible que tus destinatarios tengan preguntas para tí, así que en lugar de tener una respuesta automática, pon tu dirección personal o la de tu equipo de soporte, colegas y socios. 

  Tu email debe ser lo bastante amistoso para hacer sentir cómodos a quienes lo reciban y dar voz a sus preocupaciones. Por ejemplo, si mandas una circular a tus empleados/ equipo para explicarles cómo la compañía se va a adaptar a las circunstancias, algunos pueden tener preguntas concretas. Dales espacio para ello y respondeles sinceramente.

Mide los tiempos

Con el trabajo remoto prevaleciendo alrededor del mundo, la gente se acostumbra a compaginar su actividad laboral con sus restringidas opciones sociales. Esto tenido en cuenta, no esperes resultados inmediatos para tus emails de crisis. La razón por la que los mandas es para ofrecer ayuda y hacer notar que estás ahí, por tanto deja tiempo para que hagan su efecto. Tu audiencia también necesita conciliación de vidas familiar y laboral antes de dominar la ciencia del teletrabajo. 

Gran alcance

Los canales digitales se mueven rápido, constantemente mostrando las noticias, actualizaciones y voces de ciudadanos de todo el mundo. Es muy posible que con el distanciamiento social, los medios digitales sigan conectando gente, con lo que tus clientes y empleados pueden (y deben) mantener una presencia en redes, SMS, chat, etc. 

 Considera el potencial de estos medios para complementar tus esfuerzos de email marketing. Adapta tu mensaje de forma que se acople a diferentes páginas y plataformas.

No lo exageres

Si no crees tener el concepto, el tiempo o el mensaje adecuado, es mejor que no lo hagas. Siempre es preferible inspirarte en lo que hacen otros, especialmente si estás empezando. Además de enviar los correos adecuados es una forma segura de mostrar que tu marca se preocupa por sus clientes, hay otras maneras. Piensa en lo que mejor funcione en tu comunicación y actúa en consecuencia.  

 

Esperamos que estas medidas te ayuden a preparar una estrategia de crisis de campañas de email de una forma más humana y optimista. 

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